La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), tiene como objeto establecer e informar el tratamiento que da Sanofi a los datos personales de quienes los han proporcionado tales como pacientes, proveedores, clientes, profesionales de la salud y empleados de Sanofi, así como difundir y proteger los derechos que le asisten a los titulares de dichos datos personales. Ésta política define los requerimientos mínimos para asegurar un adecuado nivel de protección dentro de Sanofi para la recopilación, uso, revelación, transferencia, almacenamiento y otros procesos de datos personales.
En su código de ética, Sanofi enfatiza su compromiso con la privacidad y protección de datos personales. Esta Política se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de las empresas Sanofi en Colombia (“Sanofi”), es decir, Sanofi Aventis de Colombia S.A., Sanofi Pasteur S.A. y Opella HealthCare Colombia S.A.S., en calidad de Responsable. Aplicará a todos los canales de comunicación e interacción que adelante la compañía y en la que se recolecten datos Personales tales como Datos Personales Sensibles, comerciales y/o administrativos, entre otros.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
Sanofi Aventis de Colombia S.A., Sanofi Pasteur S.A y Opella HealthCare Colombia S.A.S. con domicilio en la Transversal 23 # 97 – 73, Piso 9 en la ciudad de Bogotá (Colombia).
Correo electrónico: proteccion.dedatos@sanofi.com, teléfono: (+57) 1 6214400
DEFINICIONES
“Bases de datos”: El conjunto ordenado de datos personales referentes a una persona identificada o identificable, el cual va a ser objeto de tratamiento.
“Datos Personales”: Cualquier información, material audiovisual, pieza de información y/o cualquier otra información relacionada con estos que esté vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables. Los Datos Personales incluyen los datos privados a que se refiere la Ley 1266 de 2008.
“Datos Personales Sensibles”: Datos personales que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
“Encargado”: La persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de Sanofi.
“Normativa Aplicable”: Cualquier legislación de protección de datos y/o privacidad aplicable, incluyendo pero no limitada a la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y cualquier otra legislación que las modifique, adicione, reglamente, o sustituya y cualquier otra norma que regule la materia. Así mismo, se entenderá que dentro de esta definición se incluyen las disposiciones de la Constitución Política de Colombia, Ley 1480 de 2011, Circulares expedidas por la SIC sobre protección de Datos y doctrina de la Delegatura de Protección de Datos de la SIC.
“Responsable”: La persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
"SIC": Superintendencia de Industria y Comercio.
"Titular": La persona a quien corresponden los datos Personales que son objeto de Tratamiento.
"Transferencia": Comunicación de datos por parte del responsable y/o encargado del tratamiento, quienes se encuentran ubicados en Colombia, a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y que se encuentra dentro o fuera del país.
"Transmisión": Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
"Tratamiento": Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, y datos personales sensibles, tales como la recolección, transferencia, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Esta Política deberá ser revisada por lo menos cada 2 años o antes si las condiciones del negocio y entorno regulatorio lo ameritan. Sanofi se reserva el derecho de modificar el contenido de la Política sin previo aviso con el fin de reflejar cualquier cambio legislativo, técnico, tecnológico o de la industria farmacéutica. Una vez actualizada la Política, la misma estará disponible para su consulta y se le notificarán a los Titulares los cambios indicando la fecha en que las modificaciones entraron en vigor.
GENERALIDADES
Durante el tratamiento de los datos personales y datos personales Sensibles, Sanofi cumplirá con los principios rectores de protección de datos establecidos en la normativa aplicable, tales como: i) legalidad; ii) finalidad; iii) libertad; iv) veracidad; (v) transparencia; (vi) acceso y circulación restringida; (vii) seguridad; y (viii) confidencialidad.
Para el tratamiento de los datos personales Sanofi solicitará la autorización previa, expresa, informada y clara por parte del titular de los datos. Lo anterior, con excepción de los casos en que la normativa aplicable permite el tratamiento de datos sin requerir autorización.
El Tratamiento de los datos personales se realizará en los términos del consentimiento expreso autorizado por el titular y/o su representante y únicamente para las finalidades previstas en el mismo.
No será necesario el consentimiento para el tratamiento de datos personales cuando:
Datos relacionados con el registro civil de las personas
Los datos personales sólo serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que lo justificaron, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate (ej. aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información). Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, Sanofi deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión, sin perjuicio de la posibilidad de conservar aquellos que se requieran para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
El tratamiento de los datos personales se realizará bajo altos estándares de seguridad y confidencialidad, utilizando los datos de manera exclusiva para la finalidad descrita en el correspondiente aviso de privacidad, y adecuándose a los requerimientos de la normativa aplicable.
Sanofi proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de Sanofi se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Sanofi no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de Sanofi y sus encargados. Sanofi exigirá a los terceros que contrata o con quienes intercambie información, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos terceros actúen como encargados.
Al acceder o utilizar los servicios contenidos dentro de los sitios web de Sanofi, ésta podrá recopilar información en forma pasiva (es decir, reunida sin que usted provea directamente la información) a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente datos personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de Sanofi tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
Nosotros y nuestros proveedores de servicios externos recopilamos y utilizamos pasivamente la información en una variedad de maneras, incluyendo:
A través de su navegador: Cierta información es recopilada por la mayoría de los navegadores, como su dirección de control de acceso a medios (Media Access Control, MAC), el tipo de computadora (Windows o Macintosh), la resolución de pantalla, la versión del sistema operativo, y el tipo y la versión del navegador de Internet. Podremos recopilar información similar, como por ejemplo su tipo de dispositivo e identificador, si accede al sitio a través de un dispositivo móvil.
Uso de cookies: Las cookies representan una compilación de información almacenada directamente en la computadora que usted utiliza. Las cookies nos permiten recopilar información como el tipo de navegador, el tiempo de permanencia en el sitio, las páginas visitadas y las preferencias de idioma. Nosotros y nuestros proveedores de servicios utilizamos la información por motivos de seguridad, para facilitar la navegación, mostrar información de forma más eficaz y para personalizar su experiencia al utilizar el Sitio. También utilizamos cookies para reconocer su computadora o dispositivo, lo que facilita su uso del Sitio, como recordar lo que está en su carrito de compras. Además, utilizamos cookies para obtener información estadística sobre el uso del Sitio a fin de mejorar continuamente su diseño y funcionalidad, entender cómo lo utilizan las personas y para ayudarnos a resolver preguntas sobre el mismo. Las cookies incluso nos permiten seleccionar cuál de nuestros anuncios u ofertas tienen más probabilidades de atraerle y mostrarlos mientras usted se encuentre en el Sitio. También podremos utilizar cookies en la publicidad en línea para rastrear las respuestas de los consumidores a nuestros anuncios.
Puede negarse a aceptar estas cookies siguiendo las instrucciones de su navegador; sin embargo, si no las acepta, podrá experimentar algunos inconvenientes en su uso del sitio. También es posible que no reciba la publicidad u otras ofertas de nosotros que son relevantes para sus intereses y necesidades. Para obtener mayor información sobre las cookies, visite www.allaboutcookies.org.
Uso de cookies de Flash: Nuestro uso de la tecnología Adobe Flash (incluidos los Objetos Almacenados en Forma Local de Flash [Flash Local Stored Objects, Flash LSO]) nos permite, entre otras cosas, servirle con información más adaptada, facilitar su acceso continuo y el uso del sitio, así como recopilar y almacenar información sobre su uso del sitio. Si usted no quiere los Flash LSO almacenados en su computadora, puede ajustar la configuración de su reproductor de Flash para bloquear el almacenamiento de los Flash LSO utilizando las herramientas contenidas en el panel de configuración de almacenamiento del sitio web (Website Storage Settings Panel). También puede controlar los Flash LSO yendo al panel de configuración de almacenamiento global (Global Storage Settings Panel) y siguiendo las instrucciones (que podrán incluir instrucciones que explican, por ejemplo, la forma de eliminar los Flash LSO existentes (mencionados como “información” en el sitio de Macromedia), la forma de evitar que los Flash LSO se almacenen en su computadora sin consultarle y (para Flash Player 8 y versiones posteriores) la forma de bloquear los Flash LSO que no están siendo entregados por el operador de la página en la que se encuentra en ese momento). Tenga en cuenta que configurar el reproductor de Flash para restringir o limitar la aceptación de los Flash LSO podrá reducir o impedir la funcionalidad de algunas aplicaciones de Flash, incluyendo, potencialmente, las aplicaciones de Flash utilizadas en relación con el Sitio o nuestro contenido en línea.
Uso de etiquetas de píxel, contadores de visitantes, GIF transparentes u otras tecnologías similares: Estas podrán ser utilizadas en conexión con algunas páginas del sitio y mensajes de correo electrónico con formato HTML para, entre otras cosas, dar seguimiento a las acciones de los usuarios del sitio y los destinatarios de correo electrónico, medir el éxito de nuestras campañas de comercialización, y compilar estadísticas sobre el uso del sitio y las tasas de respuesta.
Publicidad conductual en línea: El uso de cookies, etiquetas de píxel, contadores de visitantes, GIF transparentes u otras tecnologías similares permite a nuestros proveedores externos ofrecer anuncios sobre nuestros productos y servicios cuando usted visita el Sitio u otros sitios web o propiedades web a través de Internet. Estos proveedores podrán colocar etiquetas de píxel, contadores de visitas, GIF transparentes, o tecnologías similares en el Sitio y otros sitios web o propiedades web, y también colocar o reconocer cookies de terceros cuando usted visita el Sitio u otros sitios o propiedades web. Podrán utilizar información sobre sus visitas al Sitio y otros sitios web o propiedades web para proporcionar anuncios sobre bienes y servicios que puedan ser de su interés.
Dirección de IP: Su dirección de IP es un número que su proveedor de servicios de Internet (Internet Service Provider, ISP) asigna automáticamente a la computadora que está utilizando. Una dirección de IP se identifica y queda anotada automáticamente en nuestros archivos de registro de servidores cuando un usuario visita el Sitio, junto con la hora de visita y la(s) página(s) visitada(s). La recopilación de direcciones de IP es práctica habitual en Internet y es realizada de forma automática por muchos sitios web. Utilizamos las direcciones de IP para fines tales como calcular los niveles de uso del Sitio, ayudar a diagnosticar problemas en el servidor y administrar el Sitio.
Información del dispositivo: Podremos recopilar información sobre su dispositivo móvil, como un identificador de dispositivo único.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
Sanofi, actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de las actividades contempladas en su objeto social, recolecta, almacena, usa, circula, suprime, procesa, compila, reproduce, intercambia, actualiza, dispone, comunica y transmite a terceros países, según sea el caso, datos personales de personas con quienes tiene o haya tenido relación.
Dentro de las finalidades generales para las cuales Sanofi realiza el tratamiento de estos datos personales se encuentran las siguientes:
DERECHOS DE LOS TITULARES
A continuación se describen los derechos que le asisten como titular de los datos personales objeto de tratamiento por parte de Sanofi:
PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO
¿Puedo consultar, actualizar, rectificar y suprimir mis datos personales que están siendo tratados por Sanofi y/o revocar la autorización de tratamiento?
Sí, puede consultar, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales objeto de tratamiento por parte de Sanofi, así como revocar la autorización de tratamiento, en cualquier momento y sin costo alguno.
¿Cómo lo hago?
Para estos efectos deberá enviar una comunicación detallada de su solicitud dirigida al Oficial de protección de datos personales de Sanofi a cualquiera de las siguientes direcciones:
Correo físico: Transversal 23 # 97 – 73, Piso 9, Bogotá (Colombia)
Correo físico: proteccion.dedatos@sanofi.com
En todas las comunicaciones que envíe a Sanofi, incluya una dirección de correo electrónico o físico con el fin de que la compañía pueda dar respuesta a su solicitud.
¿Quién puede hacerlo?
Puede hacerlo:
¿Cómo se tramita mi solicitud y cuánto tiempo tarda la respuesta?
Su solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta o solicitud dentro de dicho término, se le informará, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta o solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
¿Puede Sanofi negar el acceso, revocatoria o supresión de Datos Personales?
De conformidad con la Ley, Sanofi podrá negar el acceso a los datos personales, o la revocatoria de la autorización, o la solicitud de supresión de un dato en los siguientes casos:
¿Puede Sanofi cobrarme por acceder a mis Datos Personales?
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Sanofi sólo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.
PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
¿En qué consiste?
Si usted o sus causahabientes (Ej. Herederos, Sucesor) consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante Sanofi.
¿Cómo lo hago?
Para estos efectos deberá enviar una comunicación detallada dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales de Sanofi con:
¿Cómo se tramita el reclamo?
Reclamo Incompleto: Si el reclamo está incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que aporte la información que falte. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Reclamo Completo: Una vez se reciba el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
¿Cuánto tiempo tarda la respuesta?
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DATOS PERSONALES SENSIBLES
¿Recolecta Sanofi Datos Personales Sensibles?
En caso que Sanofi vaya a recolectar datos personales sensibles, se obliga a darles el tratamiento de conformidad a la normativa aplicable.
La creación de bases de datos de datos personales sensibles (ej. bases de datos de pacientes, bases de datos desarrolladas en ejecución de los contratos de trabajo, etc.) tendrá una justificación legítima, así como también una finalidad concreta, y que desarrolle las actividades de Sanofi. A fin de crear este tipo de bases de datos será necesario contar con el consentimiento expreso de los titulares de datos sensibles. En todo caso, para los titulares y/o sus representantes legales será claro lo siguiente:
¿Recolecta Sanofi Datos Personales de menores de edad?
Sanofi no recolecta en principio Datos Personales de menores de edad. En el evento en que lo haga:
TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
¿Transfiere Sanofi mis datos personales a terceros?
En principio Sanofi no transfiere su información personal a terceros ni otorga autorización para que terceros la usen salvo en casos en que ello es necesario para cumplir con obligaciones contractuales, legales, de farmacovigilancia o en asuntos de recursos humanos, corporativos (ej. transferencia a filiales o a la casa matriz) y administrativos. Dicha posibilidad le será informada en el consentimiento que solicite Sanofi.
¿Cómo protege Sanofi mis datos personales en los casos en que los transfiere a terceros?
En esos casos Sanofi firma un contrato de transmisión de datos personales con los terceros en los que les exige que preserven la información en condiciones de confidencialidad y seguridad y únicamente la utilicen para desarrollar/prestar las actividades y/o servicios establecidos en el contrato de transmisión de datos, o en el documento que contenga la relación contractual que se ejecute.
¿Habrá casos en que Sanofi transferirá mi información a otros países sin mi consentimiento?
Sanofi transferirá sus Datos Personales sin su consentimiento a otros países cuando:
¿Transfiere Sanofi mis Datos Personales a otros países?
Sanofi podrá transferir sus datos personales a sus compañías afiliadas, incluyendo pero sin limitarse a su casa matriz Sanofi ubicada en Francia y a sus filiales en los casos que corresponda, así como a terceros no vinculados con Sanofi cuando sea necesario para cumplir con obligaciones contractuales, legales o relacionadas con la línea de negocio con la que se relaciona la información.